転職希望先に質問メールをする際の大切なポイントと好印象を与えるコツ
転職希望先に質問メールを送る際、企業に悪い印象を与えないよう配慮することがとても重要です。問い合わせだからと気を緩めてしまうと、転職活動にも影響を与えてしまう可能性があります。
勤務条件の詳細など、求人票だけではわからない部分が色々とありますよね。その際、転職希望先に質問メールを送ってもよいのか、また送る際のマナーや方法について詳しくご解説していきましょう。
企業に質問したいことがある場合
転職活動を成功させるためにも、事前の情報収集は大切なポイントになります。企業に質問したいことがあっても、本当に聞いていいのかわからず不安になる内容もあるでしょう。
まずは転職希望先に質問したいことがある場合の対処や、質問できる内容についてご解説しますね。
質問してもOK
すでに履歴書を送った企業や、これから応募する企業、どのような選考フェーズでも企業への問い合わせは問題ありません。気になることは質問して、積極的に転職活動の情報としてプラスしておくと安心です。
しかし質問する際は、ビジネスメールの基本をきちんと理解しておくことが必要になりますので、社会人として失礼のない内容を考えましょう。
質問する際はメールか、担当者に電話する方法があります。電話の場合は顔が見えないので、声のトーンや話し方に注意し、企業の忙しい時間帯を避けて自己紹介をきちんとしてから質問しましょう。
騒音で声が聞き取りにくいような場所から電話をかけたり、質問内容が手元に揃っていない状態になったりしないよう注意してください。
聞きたいことがある場合は質問メールを送ろう
電話なら担当者がいればその場で解決しますが、かなり企業にプレッシャーを与えることにもなりかねません。仕事の都合なども配慮する必要がありますので、転職希望先に質問したいことがある場合はメールのほうが安心です。
メールなら担当者も時間的に余裕がありますので、緊急な連絡事項でなければ柔軟な対応がしやすい質問方法です。
質問してもよいことは？
転職希望先に質問メールをする場合ですが、どのようなことでも質問していいというわけではありません。たとえば求人票に記載されていることを質問すると、確認不足だと思われてしまいます。
質問できることは、応募前なら「募集期間」「他の募集職種」「希望入社時期について」「採用条件」など。応募後は「応募職種の変更ができるか」「選考状況に関する質問」などがあるでしょう。
どの場合でもマイナス的な印象を与えないように、企業が答えにくいことは避けたほうがよいですね。
質問メールの書き方のポイントについて
転職希望先に質問したいことがある場合、メールを送る前に自分でリサーチして、まず答えを探してみるのもひとつの方法です。企業のホームページに記載されていることを質問すると、自分の調査不足として伝わってしまい、よい印象が残せないかもしれません。
では質問メールを送る際ですが、ポイントごとに意識したい内容をご説明しましょう。
件名をつける
採用担当者、もしくは企業の人事部には、あらゆる人からメールが届きます。とくに大企業が大量に人材を募集した場合、応募者とのやりとりは事務的になってしまう場合もあるかもしれません。
きちんと気づいてもらうためにも、転職希望先に質問メールをする際は、一目瞭然の「件名」をつけてください。たとえば「貴社求人への問い合わせ」「求人の内容についての質問」など。件名がないと、いつまでも後回しにされてしまう可能性もあります。
読みやすく簡潔にまとめる
長文の質問メールは、担当者の日常業務に支障を与えるリスクもありますので、読み手に負担をかけないよう簡潔に内容をまとめてください。
メールは「○○株式会社 採用ご担当者様」として、応募前なら「貴社採用ホームページで拝見した事務職の応募条件について質問があり、ご連絡いたしました」。
応募後なら「先日、応募書類をお送りさせていただきました○○と申します」「先日面接していただいた○○と申します」と、選考のどのフェーズかわかるよう自己紹介をしてください。
質問内容はやりとりが続かないよう、「○○という条件はどういう意味なのでしょうか」と質問するよりも、「○○と理解してよろしいでしょうか」と聞きたいポイントをクリアにしておくと回答しやすくなります。
メールは読みやすく、改行や段落ごとにまとめること。最後に自分の連絡先を書いておきましょう。
項目ごとに書く
質問メールはマナーがチェックされるため、企業側が意識するポイントも考えてみましょう。ビジネスパーソンとしてコミュニケーション能力があるかどうか、効率的なメールのやりとりができるか、さらに文章力も判断されているかもしれません。
もし質問メールのまとめ方が上手くいかない場合は、「お問い合わせ内容」「自己紹介」などと項目をつけておくと、読み手が重要なポイントを捉えて読みやすくなります。区切りがつかない内容なら、箇条書きにするのもよいでしょう。
質問メールで注意したいポイントについて
給与について、勤務地についてなど、知りたいことはたくさんありますよね。質問メールを送らない人もたくさんいますが、このチャンスを上手く活用すれば企業に好印象を与えることも可能なのです。その際は失敗しないよう、次の注意ポイントも意識してください。
個人用メール使う
働きながら転職活動をする人はとても多いもの。だからといって応募先とやりとりをする際に、会社のメールを使って送ることは避けましょう。
在職中の企業のドメインが入ったアドレスは、ライバル企業から見るとかなり悪い印象になる可能性があります。質問メールを企業にする際は、必ず個人のメールアドレスにすることが重要です。
質問事項の数について
転職活動中は希望する企業で上手く働けるかどうか、今後の不安がかなりプレッシャーになるでしょう。そのため疑問点を残したまま、転職活動を続けるのは不安ですよね。
転職希望先に質問メールをする際ですが、仮に知りたいことがたくさんあっても、一度に複数の問い合わせを長々とすることはやめましょう。
メールに列挙した質問内容が書かれてあるのは、企業にとって心証がよいものではありません。たとえば応募前に、気になる企業に質問メールを送る場合。
コンプライアンス意識が高い企業や、セキュリティー面を重視する企業だと、応募者を装った人が企業情報を引き出そうとしているのではないかと疑心暗鬼になる可能性があります。
とくに応募前は、企業にとっては個人情報を全く知らない人とのやりとりに。きちんと自己紹介し、経験や実績、スキルなどの情報もある程度紹介しておくと安心です。
誤字脱字に注意
友人とのやりとりなら、多少誤字脱字があってもお互いに許せる関係ですが、転職活動中はこのような細かいところも自分の評価につながることがあります。
メールを仕上げたら必ず読み直して、誤字脱字をチェックしましょう。また失敗しやすいのは敬語の使い方。マナー不足のビジネスパーソンと判断されないためにも、文例を参考にしてみたり、知人にチェックしてもらったりすることもオススメです。
そして装飾文字や絵文字は絶対に使用しないこと。ビジネスに関するメールでは、このような文字は相手に違和感を与えるだけになってしまいます。真剣に捉えていないと判断され、マイナス評価になることは極力避けましょう。
相手の立場を考える
質問メールで注意したいのは、返信を催促するような内容です。たとえばなかなか返信がこない場合なども、「いつお返事をいただけますか」というような表現は避けること。
またメールを送る時間帯も早朝や深夜を避けて、相手の立場を考えることがマナーです。
まとめ
転職希望先に質問メールを送る際は、自分が採用担当者になったつもりで内容を吟味する必要があります。その企業にこれから勤務する可能性も考えて、好印象を与えるよう対処してくださいね。
