履歴書の添え状の書き方・添付するのはビジネスマナー？！
履歴書の添え状の必要性は場合によって異なりますが、ビジネスマナーの視点から必要書類を丁寧に提出する気持ちは大切です。最近はWEBで応募できる求人も増えているため、対面で履歴書を手渡す機会は減っていますので、基本的なマナーを忘れている人も少なくないでしょう。
そこで早速ですが、履歴書の添え状の書き方や好感度をアップさせるコツについて詳しくご解説しますね。
履歴書の添え状は必要なのか？
応募先から求められた書類だけ間違いなく提出すればそれで大丈夫…と思うのは危険かもしれません。一般常識やビジネスマナーは自分の経験により身につくもので、転職活動においても大切な部分。では履歴書の添え状について、まず知っておきたい大切なことをご説明しましょう。
履歴書の添え状とは何か？
履歴書の添え状とは、ビジネスレターの「送付状」や「カバーレター」と同じく、添え状を見ると書類の内容がさっと把握できるようになっています。
履歴書の添え状を添付するように指示されることは少なくありませんが、ケースによってはあったほうが応募先によい印象を与えることができるでしょう。
添え状は送付状として使うだけでなく、履歴書で伝えられないことを補足として記載することもできます。基本的に履歴書を手渡しで採用担当者に渡す場合は添え状が不要ですが、郵送で送る時には添えるようにするのがビジネスマナーとしても大切です。
提出しないとどうなる？
履歴書の添え状を提出しない場合は選考に悪影響があるのか、後からハッとした経験がある人もいるでしょう。添え状はあくまでもよい印象を与えるためのもので、基本的に添えることが要求されているわけではありません。
あくまでも自己判断なので、選考結果に直接的に響くダメージはないでしょう。添えるのを忘れたからといって、後から添え状だけを郵送するのは避けたほうが無難です。履歴書の提出を忘れることとは重要度は異なります。
郵送する場合
履歴書を郵送する場合は添え状があると、ビジネスマナーのある人間として好印象を応募先に与えることができます。添え状の必要性で迷った時は、面接官に直接渡すかどうかで判断してみましょう。
対面なら一言「履歴書をお持ちました」と伝えられますが、郵送では言葉がないためその代わりに添える意味があります。もし手渡しで履歴書を渡す場合に添え状をつけてしまっても、それでマイナス評価になることはありません。
履歴書の添え状の書き方について
履歴書の添え状は、ネットでダウンロードできる書式も最近増えています。簡単なのはこのようなフォーマットを使うことですが、全てお決まりの定型文だと好印象を残すことができない場合もあるので注意が必要です。
では履歴書に添え状をつける場合、ぜひ書いておきたい重要ポイントについてご説明していきましょう。
添え状の目的について
履歴書だけでなく、添え状とは本来の目的を満たしていることがビジネスマナーでも大切なので、基本的に誰に何を何の目的で送るのか、項目ごとにわかりやすくまとめることがコツになります。
たとえば友人や知り合いに誕生日プレゼントを郵送する場合、ギフトだけを直接送ることはなく、基本的にカードやメモ書きを一緒に同封しますよね。
目的としては履歴書の添え状も同じ。履歴書を郵送する場合は、正社員だけでなくアルバイトやパートの場合も同封が望ましいでしょう。
用紙はA4サイズ
履歴書の添え状は受け取った人がわかりやすく把握できるように、A4サイズの用紙1枚に全てまとめておくこと。郵送する場合は履歴書サイズにぴったり合う「角形2合封筒」を使いましょう。
書類の入れ方はクリアファイルに上から順番に送り状、履歴書、職務経歴書を重ねてから封筒に入れること。クリアファイルは書類の折れを防ぐことや、雨で濡れないようにするためのものです。
項目について
履歴書の添え状の主な項目は、用紙の左上にまず送付日を記入し、右上に会社と担当部署、わかる場合は採用担当官の名前を記入します。
この場合はビジネスではありませんので、「御中」ではなく「様」にすること。自分の名前は用紙の右下に、住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載しておきましょう。
用件の書き方について
添え状の肝心な用件部分ですが、基本的な手紙の構成にあたる「拝啓」「敬具」などの頭語と結語をセットにしておきます。書き出しは「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」などの一般的な文章が無難です。
用件は求人応募に関する書類を送る旨を書き、なぜ送ったのか理由がわかるようにシンプルにまとめること。添え状で自己PRをする必要はありませんが、簡単に今までの経歴やアピールポイントを2～3行程度にまとめて記載しておくこともオススメです。
最後に同封書類を順番通りにわかりやすく書いておきましょう。
添え状で注意したいことは？
履歴書の添え状はマナーなので、添付するからにはきちんと誠意や一般常識の有無が伝わるように完成させておきたいですよね。場合によってはせっかくの印象を悪くしてしまうこともありますので、記載にあたり注意したいポイントをご説明します。
自己PRしすぎない
添え状はあくまでもメインの提出書類のサポート的な存在なので、用途を間違えないことが注意ポイントのひとつ。よく自己PRをやたらとしてしまう人がいますので、添え状で長々とアピールするのは少し場違いな印象を与えるかもしれません。
履歴書や職務経歴書で充分志望動機や自己PRができますので、それぞれの書類の役割をきちんと理解していることも内容の書き方からアプローチしましょう。
添え状に長い文章を書いても、応募数が多い大企業の場合はほとんど担当者が目を通さない場合もあります。肝心な履歴書の内容にじっくり時間をかけてくださいね。
過去の経歴の説明をしない
過去に転職回数が多い人は、書類選考で不利になりそうで不安になりますよね。しかし履歴書には書けない過去の経歴についての説明を添え状に書くことはNGです。
履歴書を見る前に、添え状で言い訳じみた文章が書かれてあると、採用担当者はよい印象を持って書類に目を通すことができなくなります。できるだけポジティブに選考してもらいたい気持ちはありますが、添え状で説明するのではなく、面接できちんと自分の言葉で不足は説明しておきましょう。
例文をそのまま使う
履歴書の添え状はさまざまなサンプルがあり、定型文もネットで紹介されていますので、あくまでもこれらの情報は参考程度に使うこと。丸っきり同じ定型文を使ってしまうと、手抜きしたような印象を与えてしまいます。
テンプレートの活用は応募先の企業に合わせ、自分らしさをアピールできるよう柔軟に対処することが大切です。
希望条件は書かないこと
履歴書の添え状には、年収や希望部署などの条件は記載しないこと。希望条件がある場合は履歴書の「本人希望欄」に記入するのがマナーです。
もしくは面接でさらに具体的なことを説明する機会もありますので、不要なことは添え状に書かないように注意してくださいね。
まとめ
履歴書の添え状は、今後プロとして活躍するためにも知っておきたいビジネスマナーです。ビジネスマナーは相手を敬う気持ち、思いやり、感謝など、仕事をするうえで欠かせないこと。
応募書類の提出は、最初に応募先に自分をアピールするチャンスになりますので、少しでもよい印象を与えられるよう、本来提出するべき以外の書類でも何ができるか、事前に考えておきたいですね。
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