業務の効率化とは？仕事をスムーズに進めていくために
業務の効率化がしたいと思っても、何から始めればよいのか分からずに悩む人はとても多くいます。そういった中でも少しの努力と工夫で、実際に業務の効率化ができる可能性もあります。
今回はどうすれば業務を効率化させることができるのかについて、詳しくお伝えしていきますので、参考にしてみてくださいね。
業務を効率化するために必要なこと
業務を効率化していくために必要なことと言っても、業種や職種・役職などの立場などによっても内容は様々ありますが、共通する大切なポイントがあります。業務を効率化するために必要なことについて紹介しましょう。
業務についてしっかりと把握をする
業務の内容をしっかりと把握することが、業務を効率化するためにはとても大切です。業務の目的は何なのか、その目的を達成するためには何をしなければならないのか、しっかり把握して理解をすることが基本のポイントとなります。
目的も分からず、業務を効率化しようとしても間違ったアウトプットや、目的が達成できない結果になる可能性もあります。やるべき作業を正しく理解できていない場合も然りです。
業務についてしっかりと把握をすると、「ムダ・ムリ・ムラ」などの改善点や問題点が見えてくるのです。
実際に思いつく方法を試してみる
実際に思いつく業務効率化の方法を試してみるのも重要です。考えているだけでは、業務の効率化をするのは困難といえるでしょう。
今まではこういうやり方をしていたけれど、この方法に変えてみたらどうだろう？という頭の中や机上などで考えた効率化の案を実践してみることが大事です。
実際に試してみると、何らかの新たな発見が生まれます。もし、想定通りの十分な効率化ができなかったとしてもひとつの貴重なデータであり、経験値がアップします。その経験をもとに次のアイデアがきっと生まれるでしょう。実践して初めて、業務の効率化につながるのです。
一人で抱え込まないこと
悩む部分があった時、一人で抱え込まないことも大事です。業務の内容などによっては、一人で担当するケースもよくあります。しかし多くの場合は、上司から業務の指示があり、組織やチームで協力し合って、業務を遂行している場合が多いでしょう。
報告・連絡・相談を意識しておこない、特に苦手な面については上司や仲間に伝えて、効率化のアドバイスやアイデアなどを取り入れる謙虚さや柔軟性を持つことが重要です。
業務の効率化などが上手くできない場合、なるべく一人で抱え込まないようにしましょう。
業務を効率化することによるメリット
業務を効率化することによるメリットには、具体的にどのような内容があるのでしょう。会社にとっても、従業員にとってもメリットがとても大きい業務の効率化について、主なものをいくつか挙げてみましょう。
少ない人材で業務を回していくことができる
業務を効率化すると、少ない人材でより多くの業務を回していける可能性があります。また、残業や休日出勤などで長時間労働をせざるを得なかった場合には、労働の状態が改善されやすくなります。
会社にとっては、残業代や休日出勤費用の削減、人員増加の抑制、人員削減といった人件費などの経費を削減できるでしょう。
従業員にとっては、労働の状態が改善されると、身体、心の面での負担が緩和され、家族との時間やプライベートな時間の充実にもつながります。しっかりリフレッシュして、しっかり働くという良いリズムが生まれるでしょう。
自分自身の能力アップを目指せる
業務を効率化するプロセスを常に考えると、自分自身の能力アップを目指せます。自分のスキルを磨いて効率を上げるようにしたいという意識も高まります。
同僚や後輩に負けられない、先輩に追いつき追い越したいといった競争意識、闘争心にもつながるでしょう。業務の効率化で会社のために貢献する存在として、会社にアピールすることができます。
会社での評価も高まり、転職などの流出を避けたい、会社に欠かせない人材として、出世の道が早まる可能性も考えられますね。
収益の向上につながる
業務の効率化は、会社が継続していく上で最も重要な収益の向上につながります。業務の効率化で生産性が向上し、利益率がアップするでしょう。
その一つの要素には、人件費などの経費削減も含まれます。効率を上げることで、その業務をもっと拡大できたり、他の業務への注力や新規開拓などを図ったりして、会社の成長が見込めます。
会社の評価や信頼などもアップするなど、イメージアップにもなるでしょう。会社の収益が向上することで、社員に対する賞与など報酬のアップもあるなど、社員のモチベーションも高まります。
業務を効率化させるための方法
業務を効率化させるための方法について説明しましょう。効率化には様々な方法があります。例えば、手作業の仕事を機械化、自動化することや、AIやIoTの活用など大掛かりなものまであるのです。少しの努力と工夫で、業務の効率化ができる内容について紹介いたしましょう。
最初の段階で優先順位を決める
優先順位を決めるタイミングには悩むものですが、それを最初の段階にしておくのが、業務効率化の方法の一つです。全く違う業務をいくつも担当していたり、一つの業務の中にもいろいろな仕事があって、複雑に関係していたりするケースも多いでしょう。
闇雲に手を付けていっても、効率の良い仕事はできません。優先順位を整理して、計画を立てることが重要です。優先順位を決めるためには、業務の内容を把握して、納期や必要な時間の目標も設定しましょう。
その目標を守り、できる限り時間や期間を短縮しようと努力すれば効率化が図れます。優先順位が決められないで悩んだ場合や、計画通りに進捗せず困った場合には、上司に相談をして判断やアドバイスをもらうのも大事です。
データベースを活用する
データベースを活用するのは、業務の効率化の方法でとても有効です。自分でおこなった業務をデータベース化していくと、今後の業務に活用できて効率化が図れる場合が多いでしょう。
会社や職場のチームなどで情報を共有して、より多くのデータを収集することで、一層強固なベータベース化ができます。場合によっては、既に利用できるデータベースが、会社や職場に存在しているケースもあるので、確認してみるのも必要です。
会社や職場にどんなデータベースがあるのかを整理しておくと、いざ必要な時にそのまま活用できたり、応用して利用できたり、とても便利になります。データベースが機密情報であれば、漏洩対策はしっかりとおこないましょう。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルを作成するのも、業務効率化の工夫の一つとなります。繰り返しおこなう可能性のある業務に関しては、業務マニュアルを作成しておくと便利です。
久しぶりにおこなう業務では、忘れている内容も多く、手間取り時間が掛かるケースもあります。手順や注意点などのポイントを業務マニュアルとしてまとめておくことで、スムーズに遂行できるでしょう。担当業務の引継ぎや新人の教育などにも役立ちます。
業務マニュアルを作成する作業で、より深く理解でき、もっと効率化できる発想が出るケースもあります。
業務の効率化は可能？
業務の効率化は可能かと悩んでいる人はたくさんいます。一人で困難な時には、チームで取り組む心がけも大事ですね。そうすることでチームワークも高まるでしょう。
大きな効率化をやることばかりにとらわれ過ぎないことが大切です。小さな効率化をコツコツとおこなうのも重要といえるでしょう。
