内定の返事に関する基本マナー！期間や伝え方など重要なポイントについて
内定の返事をする適切なタイミングは、知らない人も多いようです。採用先の企業に誤解を与えないためにも、内定の連絡をもらった際のマナーある行為は、今後働くうえでも大切になるでしょう。
そこで今回は、内定をもらった際の基本的なマナーについて徹底的にご解説しますので、ぜひ参考にしてくださいね。
内定の連絡をもらったらやるべきこと
見事内定の連絡をもらった場合ですが、ビジネスマナーとしても意識しておきたいことがいくつかありますので、まずはやるべき大切なポイントを見ていきましょう。
返事をすること
内定の連絡方法は企業によって違うかもしれませんが、メールや手紙、電話など、どのような形にしても面接結果は応募者に通知されます。
その際ですが、内定をもらった場合、承諾するかお断りするか答えは違うかもしれませんが、承諾する場合は必ず返事することが必要です。
とくに内定を承諾する場合は、そのまま返事をせず入社日に勝手に出社することはできず、企業はこちらの意思表示を待っています。また内定をもらってホッとして返事を忘れてしまう場合もありますので、内定の連絡に関しては必ず答えを相手に伝えてくださいね。
返事をするのはいつまでか
第一志望の企業だったとしても、いざ内定をもらうと全てが現実的になり、つい考え直してしまう人もいるかもしれません。しかし企業側は早く答えを知りたがっていますので、あまり待たせず返事をすることがマナーです。
基本的には、内定の返事は通知されて「1週間以内」が目安。だらだらと返事しないでいると、労働意欲が低いと思われる可能性も。返事は早い分に越したことはありませんので、遅くでも1週間以内には連絡しましょう。
決断を先延ばしにして迷惑をかけないためにも、選考の最終段階を迎えたら意志を固めておくといいかもしれません。
ケースごとの返事の仕方とポイントについて
内定の返事をする際、色々な方法がありますので、好印象を与えるためにもそれぞれの方法で重要なポイントを見ていきましょう。
電話で返事
内定の返事ですが、一番丁寧で好感度が高いのは「電話」すること。内定をもらった感謝や喜びの姿勢は、電話で企業にもしっかり伝わります。
入社後の印象をよくするためにも、電話をする際は明るく元気な声がポイント。「内定をいただいた○○と申します。ぜひとも御社に入社にさせていただきたく、本日ご連絡させていただきました」と担当部署に電話を入れてください。その際は、忙しい時間はなるべく避けて、午後2～3時頃などを狙うとよいでしょう。
メールで返事
企業から返事の方法は指定されるかもしれませんが、メールは電話や書面で返事する際にも念のために送っておくと安心です。たとえばメールで内定通知が送られてきた場合は、メールで返信してもよいでしょう。
その際はメールの件名に「選考結果のお返事」などとわかりやすく書き、正式企業名、人事部担当者名を最初に書いてから「この度は内定を頂戴し大変光栄に思っております。早く記者の即戦力になるよう気持ちを引き締めております。今後ともよろしくお願いいたします」と承諾する意思を示し、最後に自分の名前や住所などを書いておきましょう。
メールの場合は、電話よりも気持ちが伝わりにくいデメリットがあります。もし内定通知がメールの場合は、件名は変えず返信、最初にお礼の報告をすることがポイント。
入社に向けた抱負を述べ、メールの締めの挨拶文を入れておくと印象がよくなります。
書面で返事
結果が手紙で送られることもあり、書面で返事をしなければならない場合も。その場合はA4もしくはB5の小さめの便せんで、会社の人事部担当の名前を書いてから本文を始めます。
「拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。この度は内定のご連絡をいただき心より感謝いたしております。一生懸命尽力してまいりますので、今後とも度指導のほどよろしくお願い申し上げます」、そして最後に「まずは取り急ぎ、書中をもちましてお礼を申し上げます 敬具」と締めくくりましょう。
書面の場合はきちんと郵送されない不安もありますので、メールもしくは電話で「郵送の手配をした」と一報入れておくと丁寧です。
内定を辞退する場合の伝え方
何社も応募している場合は、承諾と辞退の連絡、どちらも必要になるかもしれません。承諾するのはお互いにとても気分がよい連絡なのですが、せっかく内定をくれた企業にはどのように返事をするべきなのでしょうか。
電話をする
面接で違った印象を受けた企業から内定をもらった場合は、辞退することもありますよね。その場合は電話で返事をするのがマナー。人事部に連絡をして「内定をいただいた○○と申します。大変恐縮なのですが、内定は辞退させていただきたいと思いご連絡させていただきました。お忙しいところ時間をいただき大変申し訳ございません」と丁寧に対処しましょう。
企業によっては辞退の理由を質問してくる場合もありますので、その際は自分側の理由であることをアピールしてください。たとえば「他にやりたいことが見つかりました」「家庭の事情で」など。企業への不満などはくれぐれも言わないよう注意してくださいね。
返事を持ってもらう場合
内定の返事をもらっても、第一志望の企業から返事待ちというタイミングもよくあります。すぐに返事できない場合は「保留」してもらうことも方法です。
しかし企業はすぐに人材が欲しいため、何か月も返事を待ってくれることはありません。一般的には3～4日程度が限度とされていますので、長くても1週間以内には確定の返事をしましょう。
その場合は「内定のご連絡をいただいた○○と申します。すぐにお返事するべきところなのですが、〇月〇日までお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。しっかり家族とも話し合い、お返事させていただきたく考えております」と伝えてください。
この際に他の企業の返事待ちであると言ってしまうと、優先順位が低いと思われてしまいます。あやふやな返事にならないよう、伝える理由をしっかり決めておきましょう。
返事を待ってもらう場合も、メールだけでは印象が悪くなりますので、必ず電話で連絡してくださいね。
不採用の連絡の場合について
残念ながら不採用の連絡をもらった場合は、応募者から返事をする必要はあるのでしょうか。よく悩む点なので、シチュエーションに合わせた対処を心がけてください。
基本的には必要なし
不採用通知が来た場合、返信は必ず必要ではありません。企業でも不採用メールに対しての返事を期待していないところが多いため、失礼にはならないでしょう。
たとえば応募者が多い企業の書類選考の結果通知などは、採用担当者も作業に追われている可能性があります。この場合は気持ちを切り替えて、次の応募先に集中してもいいかもしれません。
印象をよく終わらせたい時
採用担当者と何度も会って話をした場合や、不採用になった理由を直接聞きたい場合などは、電話で連絡して話をすることもよいでしょう。その場合は、必ず選考してもらったことに感謝しておくと印象がよくなります。
不採用者でも電話内容でとても感じがよく、再度チャンスが与えられる可能性も。そのような期待を込めて連絡すれば、不採用でもとても丁寧でよい印象が企業に残るはずです。
まとめ
内定の返事は、なるべく早く電話ですることがオススメです。色々なケースがあり連絡方法もさまざまですが、直接自分の言葉で企業に気持ちを伝えることで、社会人としてのマナーもさらに学べるはずです。
