転職の催促メール文例・合否結果の問い合わせマナーについて
転職で催促メールを、企業に送りたくなる場面があります。それは面接を受けた後の合否結果の連絡がなかなかこなくて、不安になってしまう時。
催促メールは今後ビジネスシーンでも必要になり、相手の気を悪くしないよう自分の用件を伝えることが大切です。とくに転職の催促メールは、採用の合否にも影響を与える可能性があるので、失敗しないよう大切なポイントを理解しておきましょう。
面接を受けた後に想定されること
面接は書類選考の後に行われることがほとんどで、面接にクリアすれば採用となります。早く結果が知りたい気持ちはありますが、面接の後はどのようなことを想定しておくとよいのでしょうか。
返事がこないのは不採用のサイン？
面接の際に「お返事はなるべく早くいたします」と採用担当者から告げられても、いったいどのくらい時間がかかるのかわかりませんよね。
不採用だとなかなか連絡がこないのではないか、先に採用者に連絡するから連絡が遅いのではないか、そんな不安もあります。しかし知っておきたいのは大勢の応募者がいる場合、企業が全ての人に連絡できないケースも稀にあること。
その場合は面接後10日以内に連絡がない場合は不採用など、明確な期限を企業が提示しているでしょう。そのような結果連絡方法がない場合は、企業が時間をかけて検討している可能性がありますので、思っている以上に時間がかかっているから不採用と決まったわけではないのです。
結果通知に時間がかかる理由
転職で催促メールを送り、早く選考結果を知りたいと思う人もいるでしょう。しかしその前に考えておきたいのは、結果通知に時間がかかるケースがあることです。
まず考えられるのは応募者が多い場合で、面接官の人数が限られているので、どうしても決断するためには時間がかかります。また面接日が何日かに渡って行われる際は、最終日の応募者も含めて、同じスキルを持つ人を比較したいでしょう。
そうすると自分の面接日を過ぎても、他に応募者がいる可能性があり、かなり長く待たされてしまうかもしれません。さらに担当の面接官の業務都合でなかなか決められない、面接官の判断だけでなく企業の役職者の選考が必要で、スケジュールが調整できないなどのケースも。
または必要な部署ではなく、別ポジションでの採用を検討する場合は、さらに関係者との選考も必要になります。結果通知にどれくらい時間がかかるのか、一番よいのは面接時に確認しておくことですね。
面接結果の待ち時間の目安
仕事をしながら転職活動をしている人や、複数の企業からすでに内定をもらっている人などは、早く面接結果が知りたいのは当然です。
でも慌てすぎて企業に悪いイメージを与えるのは避けたいので、どのくらいで結果連絡がくるか、まずは目安を知っておきましょう。
面接後3日以内に返事をするケースが約20%。1週間以内がもっと多く約60%となっています。トータルすると80%ほどの企業が、1週間以内に結果を通知していることがわかりますので、この期間を目安にして待ってみてください。
稀に企業の担当者が急な海外出張になり、2週間以上連絡できなかったというケースもあるようです。
転職で結果を催促する場合の注意点
転職の面接結果は、今後の活動にも大きく影響があります。このため長く待たされると困る場面もあるでしょう。その際の対応は、慎重に判断してマナーを守ってくださいね。
面接結果の問い合わせについて
面接結果が通知されるまでは、1週間ほど時間がかかることを想定して、この目安を大幅にオーバーしている場合は問い合わせをしても大丈夫です。
企業側にも都合があるのは承知のうえで、長く時間がかかりすぎると連絡漏れになっているのではと不安になりますよね。最低でも10日～2週間以上待つこと。その際はマナーを守り、きちんと問い合わせをしてください。
焦って連絡するのはNG
面接結果の問い合わせは、基本的にしないほうがよいともいわれています。転職するということは、あくまでも相手の都合に合わせるのが基本なので、やりとりも全て企業に任せる姿勢が必要です。
自分の都合で早く結果を知りたい場合、企業から連絡する日を指定されているのに催促するのはやめましょう。基本的にはできるだけ催促はせず、やむを得ない場合に丁寧な姿勢で連絡してください。
合否結果の問い合わせ方法について
面接で催促する際、電話だと企業にとって忙しい時間の可能性もあります。メールなら担当者もゆっくり対応できるため、角の立たない催促ができるはず。
ではどのようなメール内容にするとよいか、注意したいポイントを見ていきましょう。
催促メールの内容
転職の催促メールは、まずは内容が簡潔にわかるよう、件名を書いておきます。たとえば「○○日の面接結果のお問い合わせ」など、大勢応募者がいる場合は件名に自分の名前を入れておくのも方法。
メールには面接を受けた日時、自分の名前、住所などを入れて、面接結果を知りたい旨を伝えます。しかしあまりにもストレートすぎると、相手に威圧感を与えて悪い印象が残る可能性もあるので注意しましょう。その際は次の文例の参考例を見てアレンジしてください。
「○月○日に貴社で面接を受けさせていだたきました○○と申します。合否結果について何日ごろにご連絡いただけるか、教えていただくことは可能でしょうか。お忙しいと存じますが、どうぞよろしくお願いいたします」
「先日はお忙しいなか、面接をしていただき誠にありがとうございました。本来ならばご返答期日を確認しておくべきところ、私の不注意でこちらから連絡を差し上げて大変失礼かと存じますが、面接の合否結果についてご連絡いただけますと幸いです」
メールを送る前に確認すること
転職で結果の催促メールを企業に送る場合ですが、マナーの有無だけでなくビジネスパーソンとしての質を問われることもあるので、きちんと確認してから送ることが大切です。
まずチェックしたいのは、合否結果をどのような形で連絡してくるのか。メールや郵便、電話など色々な手段がありますので、本当に連絡がきていないか再度確認してください。
迷惑メールのボックスに混ざっている可能性もありますので、自分の確認不足もまずは疑ってみましょう。そしてメールを送るタイミングは、できれば午前中。
夕方のメールを翌日に回してしまう担当者もいるかもしれません。送信する前に何度も読み返し、イライラした態度など感情的な文面になっていないか確認してください。
理由を添える
催促メールの目的は、自分の気持ちを知ってもらうだけでなく、最も大切なのは相手からの反応です。現職の仕事との兼ね合いがある人もいますので、その場合はわざわざ催促メールを送る理由があることも説明しておきましょう。
たとえば引継ぎの人材募集のため合否結果を早めに知りたい、業務に支障があるためなど、相手側ができるだけ早く返信しなければならない状況を少しでもわかってもらうこと。
あまりプレッシャーをかけず、必ず最後には「お忙しいなか失礼しました」など、気配りのフレーズを忘れないようにしましょう。
まとめ
転職の結果を催促することも、場合によってはあるかもしれません。社会人としてのマナーをわきまえ、低姿勢で問い合わせをするのが一番大切なポイントですね。
転職エージェントを活用して面接を受ければ、このような気苦しいシチューエーションにも遭遇しにくく、企業とのやりとりはスムーズになります。
何社も応募したい人は尚更転職エージェントを使ったほうが、ストレスはないかもしれません。
