退職願の書き方・手書きかパソコンかどちらが正しい？
退職願の書き方は手書きかパソコン、どちらのほうがよい印象が残るでしょうか。なんでもパソコンで書類が作れるので、転職活動を始める際についでに退職願もパソコンで…という人も多いですよね。
そこで今回は、マナーを守って円満退職するために知っておきたい、退職願の書き方について手書きとパソコンの違いを見ていきましょう。
退職の意思表示方法について
退職願の書き方は、今後の自分のキャリアにも大切なポイントなので、適切な方法を理解しておきましょう。新しい仕事をする際にまず考えてしまう「退職」の意思表示ですが、次の点を意識して考えてくださいね。
法律的な義務はあるか？
退職の際に、会社とトラブルになるのはまず避けたいことです。お世話になった職場にはできるだけ丁寧に接したい気持ちがあるはずですが、退職の意思表示とは法的に考えた場合、退職願を提出しなければならない義務はありません。
そのため退職の意思表示は口頭でもできること。民法では雇用契約を解約する際に「解約の申し入れ」をすると記載があり、厳密は方法や規定は明記されていないのです。
しかし会社にはそれぞれ規則がありますので、就業規則を確認し、どのような形で退職の意思表示をするか確認しておきましょう。
意思を記録する必要がある
退職願の提出は一般化されています。法的な義務を考えると提出は不要なものの、雇用者と企業側で誤解が生じたり、トラブルが起きたりするのを避けるために、退職の意思は記録に残すことが通常となっています。
その際に選ばれる手段が書面の「退職願」で、記録することで双方にとって大切なやりとりに。口頭だけではビジネス上認められないかもしれませんので、会社が納得せず退職したら無断欠勤扱いになり退職金がもらえない、ということにもなりかねません。
退職願は手書きかパソコンか？
退職願の書き方は、手書きかパソコンか迷うこともあるかもしれませんが、基本的にはどちらでもいいとされています。しかし会社によっては専用のフォームが決まっている場合もあるので、退職願の書き方は事前に確認しておきましょう。
以前は手書きの退職願が一般的でしたが、今はどの企業もパソコンで作成した書類を使うことが増えていますので、退職願もパソコンでは受理しないことはよほどでない限りないと考えられます。
手書きの退職願の注意点について
退職願は円満退職するためにも重要なため、手書きで提出したいという人もいるでしょう。その際に注意したい点や知っておきたいことをご説明します。
手書きのメリットとデメリット
退職願は手書きのほうが妥当だと考える人も多く、パソコンで作成するよりも手書きは時間をかけて心がこもっていることや、丁寧な対処だと理解する場合もあります。
お世話になった会社に退職の意思表示をするため、誠意を持って伝えることが大切。手書きのほうが最後まで気持ちよく双方がコミュニケーションをとれることがメリットですね。
デメリットとしては、文字が綺麗でない場合や誤字脱字に注意が必要なこと。文章の言い回しが上手くできず、何度も書き直すことになる可能性なども気になるでしょう。
手書きの退職願の書き方
まず用意するものは、無地のA4かB5サイズの用紙です。柄やカラーつきではなく、シンプルな便せんを使うのもオススメ。サイズで迷う時は、ポケットに入れやすいB5サイズにしましょう。
封筒は白い無地タイプ。用紙は封筒にきちんと収まるようにサイズを選んでおくこと。ペンは万年筆か黒のボールペンが好ましいですね。
最初に「退職願」とタイトルを書き、「この度、一身上の都合で来る○○月〇日をもって退職させていただきたく、ここにお願い申し上げます」などと本文を記載。
最後に提出日と自分の部署名、名前を記載します。最後に正式名所で会社名を描き、社長宛で「様」をつけておきましょう。
パソコンの退職願の注意点について
パソコンでも退職願は可能ですが、手書きとは違った受け止め方をする人もいますので、メリットとデメリットを意識して注意したいポイントを理解しておきましょう。
パソコンのメリットとデメリット
パソコンで退職願を作成するメリットは、フォーマットがネット上でも紹介されているので、あまり悩まずに内容が考えられること。そしてパソコンは誤字脱字も少なく、見た目も綺麗にまとまります。
線のない無地の用紙でも、まっすぐの文字列が作れることはパソコンの魅力ですね。デメリットはサインや署名など、手書きするべき部分があること。手書きのほうが誠意は伝わりやすく、パソコンだと無機質な印象を与えてしまいます。
作成するうえでの注意点について
パソコンで退職願を書く時は、まずテンプレートをダウンロードしておくと手間がかかりません。退職願いの文章にあまり違いはありませんが、できるだけ完全に他人の文章をコピーせず、自分の言葉も加えておくこと。
書き方の基本は手書きとさほど違いはなく、最後の日付や署名は必ず手書きで書いておきましょう。
退職願を提出する際の注意点
退職願を提出する際には、手書きとパソコンを比較することも大切ですが、次のような基礎的なポイントも意識してくださいね。
縦書きと横書きについて
退職願の書き方は、手書きもパソコンも縦書きが正式とされています。そこで気になるのは住所や退職日などの数字の書き方ですが、一般的には横書きはアラビア数字を使用し、縦書きの場合は漢数字となりますのでご注意くださいね。
いつまでに提出するべきか
退職願を提出するタイミングは、就業規則を確認しておくこと。一般的には希望退職日の1か月前がよいとされていますが、引継ぎなどの調整を考えて提出タイミングは慎重に判断してくださいね。
退職の意思を表示する書類は「退職届」「退職願」の二つがあります。退職届は会社が受理すれば決定するもので、退職願は会社が承諾すると決定するもの。
円満退職を願うなら、いきなり退職届や退職願を提出するよりも、まずは口頭で直属の上司に意思を伝えるとスムーズになります。その際に、退職願いを提出する期限やフォーマットについても確認しておきましょう。
実際にかかる時間について
退職の意思を上司に伝えてから退職するまでには約1～2か月ほどかかります。就業規則などのルールとも関連があるため、自分の意思だけでは決められないこともあるので注意が必要。
就業規則で定められているのは、退職の最短期間は2週間～1か月とされています。さらに社内で承認を得るために1週間～2週間ほどかかることもあり、後任がいないとさらに承認まで時間がかかるかもしれません。
とくに忙しい時期や人手不足の会社、もしくは会社にとって有能な人材は、退職願を承認せず引き留めてくることもあります。退職が決まってから引き継ぎまで2週間～3週間。有給休暇の消化があれば若干日数も変わってきます。
できるだけ余裕を持ち、2か月～3か月ほど前に退職の意思を何らかの形で伝えておきたいですね。
用紙の折り方について
退職願は便せんだけ手渡すものではありませんので、必ず白無地の封筒に入れてから提出します。その際に注意したいのは用紙の折り方について。
何度も折りたたんでしまうと用紙に折り線が入り、文字が読みにくくなることが考えられます。一般的には用紙は三つ折りにして入れること。ぴったり入れるにはA4なら長形3号、B5なら長形4号をオススメします。
まとめ
退職願の書き方は、手書きかパソコンか迷った時は、会社の規則や社風なども考えて判断してください。無難なのは手書きの退職願ですが、就業規則で指定されている場合もあるので事前に確認することが大切ですね。
