事務職の志望動機の書き方ポイント・採用側が知りたいことについて
事務職の志望動機は、履歴書にどう書けばよいのか、魅力的な企業を見つけても積極的なアプローチができず失敗する人もいるでしょう。
事務職は求人数がとても多く、他の職種と比較しても「あまり特徴がない仕事」といったイメージがありますよね。志望動機を聞かれても、インパクトの残る答えが言えないこともあるはず。
そこで今回はそんな悩みがある人必見の、事務職の志望動機の書き方について詳しくご解説していきましょう。
事務職の志望動機を見つけるポイント
事務職は業界が違っても、仕事内容はあまり変わりがないと思われやすい職種ですが、事務といってもさまざまな種類があります。
希望する仕事の特徴を理解すると、履歴書の志望動機は書きやすくなるでしょう。では志望動機で、上手くアピールする際のポイントをご紹介しますね。
事務職の内容について
事務職は簡単に説明すると、会社の従業員のサポートをする仕事で、部門ごとに仕事内容は若干異なります。たとえば貿易事務、一般事務、営業事務などがあり、仕事の流れは同じでも扱う書類が違うなど、それぞれ特色があります。
営業事務なら営業のサポート的な存在で、売り上げの管理、提案資料を作成すること。一般事務は部門のサポート作業や資料作成、貿易事務なら輸出入に関する通関やクライアントへの書類作成などがあります。
事務は数字や数多い書類作成があり、とても細かい作業もありますので、正確に仕事ができる人向けの職種ともいえますね。
やりがいを考えてみよう
事務職の志望動機は、これといって書くことがないので困るという人が多いですよね。そんな時は事務職のやりがいを考えて、アピールポイントにしてみましょう。
たとえば事務職に求められる正確性。集中力を活かし、スピーディに依頼された仕事を処理する能力など。責任を感じる仕事でプレッシャーになる場合もあるかもしれませんが、事務職もやりがいを感じるとモチベーションにもつながるでしょう。
他の従業員との連結で、自分の仕事を喜んでもらえるのもやりがいです。ミスをしないよう作業を工夫して、自分でコントロールしながら仕事を進めるのは、事務職の特徴でもあります。
人によってやりがいを感じる部分は違いますが、魅力に感じる部分こそ仕事のやりがいになる可能性があるでしょう。
コミュニケーションが得意である
事務職の志望動機で理由が思いつかない人はとても多く、履歴書に書くことがない場合や面接で質問されて言葉が浮かばないこともあるかもしれません。
そんな時に考えたいのは、事務職に求められるコミュニケーション能力です。営業職や販売職のように人と接する機会はありませんが、事務職は社内でのコミュニケーションが求められます。
決められた仕事を正確に行うためには、他のスタッフとコミュニケーションを円滑に進めることが必要です。事務職はとくに個人プレイでなく、チームワークが必要な職種。
他のスタッフとの連携をスムーズにするためにも、気配りや配慮、声かけはスキルを求められる場合もあるでしょう。このような特徴を理解して、事務職の志望動機でアピールするのがコツです。
作業を段取りよく行うためには、個人プレイでは上手くいきません。情報を共有して自分の能力を発揮するためにも、コミュニケーションに関することを志望動機にするのも方法です。
スキルをアピール
事務職の志望動機で困ったら、スキルをアピールしましょう。どのような事務職でもパソコンを使った作業は必ずありますので、入力の速さ、ExcelやWordの知識がある、PowerPointの使い方を知っているなど。
オフィス系ソフトに関する経験やスキルがあると、事務職ではかなり有利になります。社内の膨大なデータや情報は、入力した後にミーティング用の資料としてプリントアウトしたり、メールで関係者に送信したりすることもあります。
パソコンなら、アウトプットに関係する知識があるのも強みになるでしょう。パソコン関連の資格や簿記、英検など事務で活用できるスキルを志望動機にすると、企業側も即戦力として考えてくれるはずです。
機密情報の取り扱いがわかる
事務職では、会社生命に関わるほどの重要な情報を扱う場合もあります。たとえば企画や経理、法務などは従業員に関する個人情報もありますので、守秘義務の遵守に関する高い意識が求められます。
事務職は簡単に捉えられがちですが、あらゆる情報に触れる可能性がありますので、なんでも正しく扱えることを志望動機にプラスするのもオススメです。
信頼できる人材であることを知ってもらい、重要な仕事に関わり会社運営の一部になることをアピールしてみましょう。
その企業を選んだ理由を伝える
事務職の志望動機を書くのが難しく感じる理由は、仕事内容がどこも同じで特色がないため。しかし事務職は、企業が扱う商品やサービスによって仕事内容も異なります。
志望動機を作成する際には「事務職」にターゲットを置くのはもちろん、その「企業」を選んだ理由についても書かれてあると、好感を持たれるでしょう。
事務職だけにこだわると、他の会社でもいいだろうと採用側は思ってしまいます。たとえばアパレル会社の事務を希望する人なら、ファッションに興味があることを伝えられますよね。
このようにその企業で事務職をしたい意志を知ってもらうには、企業研究は欠かせません。扱う商品をはじめ、特色を理解して志望したくなる部分を見つけておきましょう。
求める人物像を把握しておく
事務職の志望動機で企業に自分を上手く売り込むには、企業が求める人材をきちんと理解しておくのが大切です。自分の能力や魅力を上手くアピールしても、それが相手企業の求める人物像とは限りませんよね。
お互い求めることがマッチすると、興味のある対象となりますので、志望動機を書く際にはできるだけ詳しく求められている人材を把握しておきましょう。
事務職でも企業ごとに求める人材は違いますので、企業研究はもちろん、明確な人材像を頭に入れて自己分析した内容と照らし合わせ、アプローチ部分を見つけてください。企業研究がきちんとされていれば、必ず売り込める部分がわかるはずです。
履歴書の書き方例と注意ポイントについて
では事務職の志望動機の参考例をご紹介しましょう。書面だけで相手にインパクトを与えるためには、採用者が「会ってみたい」と思う印象を残す理由が必要です。
自分の強みをアピールする参考例
事務職の経験があり、違う企業の事務職に転職する場合の志望動機の一例をご紹介します。
「前職でマイクロソフトのオフィスを使う書類作成を、ほぼ毎日やっておりました。わからない点をヒアリングして、正確に仕事を進めることに自信を持っております。貴社の働きやすい環境づくりの一員となりたいと考え、事務職を志望しました」
企業の特徴にアピールする参考例
その企業へのこだわりを持って事務職の志望動機にすることは、とても印象強く残るポイントになります。熱意を感じる志望動機の参考例を見ていきましょう。
「貴社では上司と部下のコミュニケーションが垣根なしで、大変働きやすくコミュニケーションがとれることを重視されて、定期的な勉強会も充実している点に魅力を感じております。社内であらゆる職種の社員と接しながら、チームの一人になれるよう努力したいと思い、事務職を志望しました」
まとめ
事務職の志望動機は他の応募者とは違う、自分らしさを加えるのも大切です。実際に働いている姿をイメージしながら、有利な志望動機を考えてくださいね。
