面接のお礼のメールは必要？意味や書き方のマナーについて
面接のお礼のメールについて、意識していることはありますか。転職活動の中でも一番緊張する面接。終わるとホッとして、何もせず合否の連絡を待つ人のほうが多いでしょう。
面接後のアピールは、意外な効果を招くこともありますので、今回は面接のお礼のメールについて、書き方や重要性など、有利に評価されるためのポイントをご紹介します。
面接のお礼のメールの必要性について
お礼メールを送ったほうがよいのか、転職活動というシチュエーションでは少し悩みますよね。もしこれがお得意先とのやりとりなら、忘れずに対処する部分かもしれませんが、面接のお礼メールは果たしてどれほど必要なのでしょうか。
お礼メールは常識？
面接のお礼のメールは、「面接をしていただきありがとうございました」という感謝を伝えることが目的です。もし送らなかったとしても、直接的に合否に影響があるとはいえませんが、同じ評価をされているライバルがいるとしたら、お礼メールで採用の後押しになることが考えられます。
面接のお礼のメールはオプション的な行為。採用担当者や企業によい印象を与える可能性があることは確かです。逆にお礼メールがマイナスイメージにつながる確率は低いため、少しでも有利にしたい場合は検討すべきでしょう。
ただし面接のお礼のメールは、ビジネスマナーとして送るものではありませんので、その点を意識して、自分らしくメールの内容を考えてみてください。
お礼メールには何を書くのか
お礼のメールは、合否判断をプッシュするような内容ではなく、採用担当者や企業に対して自分のために時間を割いてくれたことへの感謝です。
書き方やマナーを勘違いしてしまうと、合否にも影響を与える場合がありますので、もしお礼メールを送るなら下書きを何通りか用意しておくと安心ですね。
面接のお礼メールのマナーやポイント
面接のお礼のメールは、合否判断に必要な条件ではありませんが、きちんとマナーを守り自分の気持ちをアピールしたメールなら好印象を与えることができます。
ではメールを書く際のポイントやマナーについて、意識するべき点をご紹介しましょう。
なるべく早く送る
面接をしてからしばらく経過してメールを送っても、どの人だったか採用担当者が覚えていないかもしれません。面接のお礼のメールは、できれば面接を受けたその日の勤務時間中に送ることがマナー。
もし夕方の面接なら、翌朝一番にメールを送りましょう。営業時間外だとメール処理に時間がかかりますし、もし先方が個人メールの場合は、不都合な時間帯では迷惑になるので注意してくださいね。
面接の不足点をだらだらと書かない
お礼メールの目的は、その通りに「お礼」をする内容なので、面接で言えなかったことや失敗した部分を訂正するようなメール内容にはしないようにしましょう。
これでは採用担当者に悪い印象を与える可能性もあり、メールを送らないほうが結果はよくなることもあります。面接後にメールを送る人は意外と少ないため、だからこそよいアピールチャンスになるもの。
しかし間違った趣旨でこのチャンスを使ってしまうと、面接評価が下がる可能性もあることは理解しておきたいですね。
すでにやりとりしている場合は不要
面接後に応募企業から確認の電話があり、そこで「お礼」を伝えているなら、あえてメールで送る必要はありません。何度もアプローチするとやりすぎにも見えてしまうので、お礼をするのは一度で充分です。
テンプレートをそのまま使わない
面接のお礼のメールは、ネットでも例文やテンプレートが紹介されていますので、自分らしく内容をアレンジして送ることが必要です。
明らかに既成の文章を丸ごとコピーしたような内容なら、逆にメールは送らないほうが無難。めったに送る内容のメールではないため、多少参考にするものがないと書けませんが、あくまでも参考にするだけで必ず自分の言葉や表現を加えてください。
ビジネスマナーも意識する
契約を取りつける文章ではありませんので、ビジネスマナーをそのまま使う必要はありませんが、採用された後のことを意識してビジネスパーソンとしての資質があるか、お礼メールでも意識してみてください。
たとえば面接がとてもカジュアルに進み、世間話で盛り上がるような状況だったとしても、お礼のメールは礼儀正しく作成すること。友人に送るような絵文字などを使った内容ではなく、社会人としての一般常識やマナーがわかる内容にしてくださいね。
とてもよい関係性が面接で築けても採用されたわけではありませんので、あくまでも応募者の一人として慎重に考えましょう。
会社のメールアドレスから送信しない
面接のお礼のメールは、なるべく早いほうが好感をアップさせるメリットになりますので、在職中の人なら職場に戻り、仕事のついでに会社のメールアドレスでお礼のメールを送ってしまうこともあります。
あくまでも転職活動は私用なので、個人で保有するメールアカウントを使うこと。仕事中に私用メールを送るような不謹慎な人だと思われないように注意してくださいね。
電話よりメール
面接後のお礼はとてもよい印象を与えますので、もし面接で失敗したなと思った時などは、お礼メールで少し挽回することも方法かもしれません。
そんな気持ちがあると、採用担当者と直接話をして相手の手ごたえを知りたくなるでしょう。しかし面接のお礼は、電話だと迷惑になる場合がありますので、忙しい時間でも先方がいつでも対処できるメールが安心です。
書き方の重要なポイントとは？
お礼のメールを送る場合は、次の点を意識してください。よくありがちな失敗はできるだけ注意して、よい印象を与えましょう。
メールの構成について
面接のお礼のメールはまず件名で、一目でわかるよう「面接の御礼」「自分の氏名」を書いておきます。文章の最初に会社名や担当者の名前「○○株式会社 人事部○○様」と記載。
「お世話になっております。本日はお忙しい中、採用面接をしていただき誠にありがとうございました」と最初にお礼を述べます。次に「本日の面接で、貴社で働く意欲がさらに強くなりました」など、熱意をアピールしておくとよいでしょう。
最後は「末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます」と締めくくります。
宛先は誰にするか
お礼のメールは宛先を誰にするか迷うところで、担当者の名前がわからない時や複数面接官がいたということもあります。その場合は「面接ご担当者様」と書いておけば問題ないでしょう。くれぐれも個人名の場合は、漢字間違いなどのミスがないよう確認してくださいね。
短くまとめる
応募者が大勢いる企業なら、お礼のメールもたくさん送られてくるかもしれません。長い文章でだらだらと書くよりも、簡潔にまとめることでビジネスパーソンとしてのスキルが発揮できるでしょう。伝えたいことをすっきりとまとめた内容にしてみてください。
また担当者によっては、膨大な数の受信メールがあり、すぐに処理できない可能性もあります。件名ですぐにわかるようにしておけば、先方の手間をとらずにお礼ができます。
企業のSNSアカウントから担当者にコンタクトをとる場合は、自分の投稿内容が見られる可能性があるので、事前に内容を確認しておきましょう。
まとめ
面接のお礼のメールは、企業によい印象を与えるメリットがあります。ただしマナーや適切な書き方を意識した場合なので、悪影響にならないよう、面接を受ける前からある程度は準備しておきたいですね。
