履歴書をメールで送る際に意識することと失敗しやすい点を徹底解説
履歴書をメールで送ることが最近多くなっていますが、メールは便利な反面、注意したい点もいくつかあります。選考過程でとても大切な履歴書は、相手が見えないからこそ丁寧なチェックが必要。
そこで今回は、履歴書をメールで送る際に意識したい大切なポイントをご解説しましょう。
メール文書で意識すること
履歴書をメールで送る際、採用担当者はその人の事務能力やマナーなどもチェックしている可能性があります。企業の応募サイトから入力フォームでエントリーすることも増えていますが、メールで履歴書を送付するよう指定される場合もあるので、その際によい印象を与えられるよう適切な送り方についてまずは見ていきましょう。
メールの件名と宛て先
履歴書を応募先にメールで送る場合、いきなり履歴書だけを送付しても誰なのか、なんのためなのか企業が把握できません。必ずメール文章を添えて履歴書を送付しますので、その際に欠かせない記載事項をご説明します。
まずはメールの「件名」。空白で送るとすぐに対処してもらえない可能性があります。わかりやすく一目で相手が理解できるよう、「中途採用応募に関する履歴書送付」のような形で記載。
メールの本文はまず応募先の企業名を正式名称で、部署や採用担当者の名前がわからない時は省略してもよいでしょう。その場合は企業名の後に「採用後担当者様」宛てにしておきます。
メールの構成について
履歴書をメールで送る際、だらだらとメール本文で自己アピールするのは避けましょう。あくまでも事務的に履歴書を送付するための文面だけにまとめること。
まずは初めて連絡することや自分の氏名を記載して、誰からの履歴書であるか明確に伝えます。続いて用件と結び、最後に署名という本文の構成でまとめます。
署名は自分の名前を再度記載しますが、漢字の読み方が難しい場合や通常とは違う読み方をする場合などは「フリガナ」をふることでとても親切な印象に。
住所は郵便番号、電話番号、そしてメールアドレスも忘れずに。あくまでもメールアドレスは個人用を記載して、会社用は使わないようご注意くださいね。
例文について
履歴書を送付するだけなら簡単なのですが、メール本文の文章を考えるのはかなり難しいですよね。まず意識したいのはわかりやすい内容にすること。
直接企業に履歴書をメールで送る場合は、自己紹介の後に続き「○○で御社の求人を拝見し、今までの経験を活かしたく今回応募させていただきます。メールで履歴書を送付させていただきますのでご査収いただきますようお願いいたします」と簡潔にまとめてみましょう。
企業からメールで送付するよう指示されている場合は、基本形のメール文面の構成を意識して、自己紹介した後に「ご指示いただいた履歴書を送付させていただきますので、お手数ですがご査証のほどよろしくお願いします」と記載しておきます。
履歴書の作成方法について
履歴書をパソコンで作成する際は次の点を意識して、採用担当者がわかりやすく内容を確認できるように大切なポイントをおさえておきましょう。
ファイル形式について
履歴書をメールで送る際、おすすめは「PDF」か「Word」を使うこと。採用担当者は受信した履歴書をプリントアウトして保管する可能性が高いので、このファイル形式ならどちらもレイアウトをそのまま印刷できるので手間がかかりません。
またビジネススキルを意識する場合はWordを選ぶこともコツ。Wordはビジネスシーンでもよく使いますので、企業が扱いに慣れていることや、自分のスキルを示すメリットにもなるでしょう。
ただしWordの場合もPDFに変換してから送ったほうが、データの変更や削除といったリスクを減らせます。この場合は変換したいファイルを開き、「名前をつけて保存」の時にPDFを選択して保存しておきましょう。
パスワードを設定しておく
履歴書は個人情報が詰まった重要な書類なので、応募先企業でも慎重に取り扱っていますが、万全を期してパスワードを設定しておくこともオススメです。
この際に注意したいのは、履歴書を送付する際の文面に一緒にパスワードを記載しないこと。パスワードを設定している場合は、別件としてパスワードを連絡するメールを作成しましょう。
その場合は、最初のメールで後からパスワードを送付すると書いておくこと。「先ほどお送りした履歴書ファイルに設定したパスワードになります」とわかりやすくスペースをもたせ、文章と区切っておくと親切ですね。
パスワードの連絡メールでも同様に、必ず最後に自分の名前、住所、連絡先は記載しておきましょう。
写真について
履歴書をメールで送る時は、写真の添付についても迷う部分です。基本的に応募先企業から写真不要と言われない限りは、必ず履歴書に写真データを挿入します。
写真館などのデジタルの場合は、データを保管しておくこと。場合によってはスキャナでデータを読み込んで使う方法もあります。忙しい場合はスマホカメラで撮影することもあるかもしれませんが、この場合も編集して証明写真にしてから添付しましょう。
履歴書カメラアプリもありますので、誰かにスマホで撮影してもらうこともできます。
手書きとパソコンどちらがいいか？
履歴書をメールで送付するように指示される場合と、指示がない時があります。この場合は履歴書の手書きかパソコンか、どちらのほうが有利になるのでしょうか。
どちらも問題なし
オフィスツールはパソコンが主流になっているため、パソコンで作成した履歴書も近年増えていますが、指定されない場合は手書きを選択する人が転職経験者の7割ほどいるといわれています。
どちらでも指定がない限り問題はありませんが、人柄や性格を重視する仕事や新卒の場合は手書きの履歴書のほうが好まれる場合も。中途採用なら業務を通じて経験をアピールする際に、パソコン作成のほうがプロ意識を与えることができます。
それぞれにメリットはありますが、合否の決め手になるほど手書きやパソコンにこだわる企業は少ないので、目的に応じて判断してください。
大切なのは内容
形式を心配するよりも、履歴書は記載内容に不備がないことがまず求められます。実際に採用担当者から見た場合、手書きでもパソコンでもどちらでもかまわない意見は多く、内容や表現、伝え方を重視するという声が多くなっています。
自分が作成しやすいよう、失敗のリスクを減らす方法が一番なのでしょう。
メリットとデメリットについて
履歴書をメールで送る際、手書きの履歴書をスキャンしてメールに添付して送る方法もありますが、基本的にどちらもメリットとデメリットが考えられます。
まず手書きの履歴書ですが、とても時間がかかり誤字脱字の不安はデメリットになるでしょう。文字が上手でない人は、よい印象を与えられないことも。
メリットはその分熱意が感じられ、アピール力が強くなると考えられます。手書きの履歴書は昔から行われているので、手書きにして不利になることはないでしょう。
パソコンの場合、メリットは時間がかからず作成できること。一言書き間違えても手書きは全て書き直しが必要ですが、パソコンなら部分的に書き損じを修正できます。
またデータを保存すれば、複数応募する際に基本形として使えるので効率アップになるでしょう。デメリットは、別の企業への履歴書を間違って送付してしまう可能性があること。
くれぐれも送付する前に手書きの履歴書を指定されていないか確認しておきましょう。
まとめ
履歴書をメールで送付する際は内容をダブルチェック。最後の締めの文章で好感度が残るよう「面接の機会をいただけると幸いです」と付け加えておくと、よい印象が残りやすくなります。
