OA事務とはどんな仕事？ほかの事務職との違いや必要なスキル
OA事務とは、一般的な事務職と異なる仕事なのでしょうか。事務といっても職種は色々とありますが、作業内容はどれも同じという印象を持っている人も多いでしょう。
そこで今回は、事務職の代表格ともいわれるOA事務とはどういう仕事なのか、他の事務との違いについても詳しくご説明していきますね。
OA事務の仕事内容について
OA事務に興味があるけれど、どのような仕事内容なのかよくわからないという人も多いはず。そこで今後のキャリアプランを考えるためにも、OA事務とは何か、正しく知っておくべきポイントをご説明しましょう。
OA事務とは何か
営業事務、経理、貿易事務など同じデスクワークでも、内容が異なる多種類の事務職があります。その中でも多いOA事務とは、手作業でかつて行っていたビジネス文書や顧客情報などの作成や管理を、電子機器を使用して行うことです。
今ではパソコンを使うのは当たり前ですよね。現在のOA事務は、office系のソフトを使う仕事やパソコン操作が仕事の一部になり、一般的な事務作業をOA事務と定義する傾向があります。そのため転職市場でも、OA事務のニーズはとても高く求人も多い仕事といえます。
仕事内容について
OA事務とは、一般的な事務職の相対的な呼び名として使っている企業も多く存在します。実際の仕事内容は、PCなどの機器を使う作業がメイン。
たとえばWordを使った文書の作成や、Excelやaccessを使うデータ分析や集計。またはパワーポイントを使用する、プレゼン資料の作成などがあります。
明確な仕事内容は決まっていませんが、企業によってはOA事務が電話応対や受付、ファイリングなどを行うケースもあるでしょう。
一般事務と違うこと
一般事務とOA事務の違いについて見ていきましょう。OA事務とはPCなどの電子機器を使う事務職。しかし現在は営業事務も経理も、誰しも電子機器は利用しています。
かつて電話応対や手書きで書類作成していた時代は、PCを使う事務作業と区別するために、一般事務とOA事務を明確に分けていたこともありました。
しかし現在は使用するツールで分けることがなく、OA事務は一般事務に近い存在になっています。ただしPCスキルで高度なレベルを要求する場合に、求人でOA事務として募集することもありますので、必ずしも一般事務と同じであるとはいえません。
OA事務に向いている人について
OA事務に適した人についてご説明します。PCを使う作業が多くなるため、アクティブに活動したい人には不向きな職種かもしれませんので、自己分析をしておくと判断しやすいでしょう。
コミュケーション能力が高い
OA事務はデータ入力の仕事だけではなく、来客対応や電話の取次ぎなども仕事のひとつです。また他の社員から依頼されて、書類やビジネス文書を作成する業務も多いので、コミュニケーション能力は欠かせません。
依頼された仕事をやり通すには、事務的に手順を理解するだけでなく、どのような目的なのか主体的に考えてコミュニケーションをとること。また質の高い業務をするためには、協調性も求められます。
物ごとの優先順位がわかる
OA事務は一日中PCの前で退屈そうに座っている仕事でなく、緊急度の高い依頼が入ることもありますので、臨機応変に対応することが求められます。
すでに作成した文書の訂正を、急にやらなければならなくなる場合もありますので、業務を遂行するためには物ごとの優先順位を瞬時に見極められるのが大切。
どの事務職も時間がかかる作業が多いため、余裕を持ってスケジュール管理する心がけも必要ですね。
PCのスキルがある
インターネットが使えるというだけでは、OA事務には不向きかもしれません。ビジネスではあらゆる書類やデータ管理がありますので、WordやExcelなども使いこなせるほうが転職には有利になりますね。
OA事務とは、基本的にツールを使用しながら業務を行う仕事。企業によって求められるスキルは違うものの、PCスキルは高いほうが有利になるのは間違いないでしょう。
基本的なビジネススキルがある
OA事務とは一般的事務と同じく、あらゆる仕事を依頼される場合がありますので、一般的なビジネススキルは身につけておきたいですね。
企業の一員としてチームワークを大切にでき、向上心を持って毎日仕事に取り組める人が好まれます。そして自然な笑顔で、周囲の人と連結して働きやすい環境を意識すること。人柄がわかる仕事なので、プロとしての自信のある態度も求められます。
OA事務の仕事をするために必要なこと
OA事務とはコツコツと仕上げる仕事も多いので、自分できちんとスケジュールを考えて、効率的に仕事を進められるスキルが必要です。
未経験でも比較的柔軟に受け入れてくれる企業はありますが、転職の際に有利になるよう、OA事務に求められるスキルについて理解しておきましょう。
基本的なPCスキル
どのような事務職でも今の時代は、最低限のPCスキルは求められます。OA事務の場合は、とくに基本的なPCスキルは知っていて当たり前だと、企業も期待している可能性があるでしょう。
たとえば日常的にやりとりで使用するビジネスメール、定型文を使用するビジネス文書など、一定のルールをわきまえて使い分けるのが大切です。
入力のスピード
OA事務ではデータ入力も、作業のひとつとして依頼されることがあります。ブラインドタッチができれば一番有利で、さらにスピードだけでなく精度も大切なので、ミスがなく速く処理できるタイピングのスキルがあると安心です。
テンキーや文章など、キーボードを見なくても正確に入力できるよう、普段から練習しておくのもよいでしょう。
officeソフトを使える
officeソフトはWord、Excel、accessなどがあります。これらのソフトはビジネスで欠かせないもので、文書作成やデータ集計など、会議資料を作成する時にも頻繁に使う場合があります。
求められるレベルは違いますが、たとえばWordなら文字入力をして書式設定や印刷の調整、設定、変更ができるか。そして図や表作成の挿入、レイアウトなども必要になります。
またデータベース系の仕事で必要とされるaccessは、フィールドプロパティの設定変更やテーブルの作成、保存などができます。使用する機会がないとしても、officeソフトのスキルは企業から重宝されるはずです。
未経験でもできる？
OA事務の経験が全くない場合、転職で不利になるでしょうか。事務職は比較的未経験でも挑戦しやすい職種で、OA事務でも未経験でもOKという場合がよくあります。
しかし注意したいのは解釈の仕方で「未経験」といっても、最低限のPCスキルは暗黙の了解で条件に提示しないケースもあります。
業務で使うPCは、インターネットやメールだけではありませんので、即戦力として求められる求人なのかどうか、きちんと判断して応募したほうが安心ですね。
活かせる資格について
OA事務に挑戦する際に、活かせる資格はいくつかあります。たとえば秘書検定やMOS検定、TOEIC、簿記検定などがあると事務経験がなくても、転職で有利になると考えられます。
また営業事務など他の事務の経験者は、電話応対やPC操作の経験があるとみなされて、OA事務でもとても好まれる人材になります。
まとめ
OA事務とはPC操作を含む一般事務のような仕事ですが、企業ごとに求めるスキルや経験は異なります。事務職に挑戦したい人は、普段からoffice系ソフトを練習するなど、自宅でもできることは色々とあります。
この機会にPCスキルをレベルアップしたいなら、スクールや講習を受けるのもオススメです。また正社員で事務職を希望する人や、違う職種から転職する場合には転職エージェントに相談して、自分のスキルとマッチする求人を見つけるのも方法ですね。
