転職時に卒業証明書は必要か？提出が必要な場合の入手方法について
転職時に卒業証明書を提出するのかどうか、ふと気になったことはありませんか。最近は第二新卒向けの求人が増えているように、卒業して間もない人を積極的に採用する機会が増えています。
その際に企業側では、卒業証明書を求めるケースもあるといわれていますので、提出する際に知っておきたい大切なポイントをご解説していきましょう。
転職時に卒業証明書は必要になるのか？
卒業証明書は、就活の学生が必要になることはなんとなく想像できますが、転職時に企業から求められることはあるのでしょうか。気になるポイントについて、詳しくご説明しましょう。
卒業証明書について
卒業証明書は、卒業証書を授与したことを証明するもの。よく混同してしまう卒業証書は、全過程を修了したことを学校が認めた場合に授与するものです。
卒業証書は、卒業式で一人一人手渡されますよね。卒業証明書は卒業した大学で、申請すれば発行してもらえます。基本的に転職時に卒業証明書の提示を求められたら、卒業証書を代用することはできないのでご注意ください。
なぜ必要なのか？
転職時に卒業証明書を求められることが稀にあります。その理由は企業側が、履歴書に記載された学歴に詐称がないか確認するため。そのため正式な書類として企業に提出しますので、基本的に卒業証明書をコピーして渡すのは不可となります。
また企業ではできるだけ明確な書類を集めたいため、転職時には卒業証明書の発行を一定期間の条件で求めてくるケースも。たとえば「発行3か月以内」など、このような指定がある場合はきちんと従い手続きをしてください。
可能性を考えておこう
内定をもらった企業に提出する書類は色々とありますので、慌てないためにも卒業証明書を入手する手順などは、事前に確認しておくと安心です。
実家から離れたところで就職活動をする場合は、卒業証明書を手配するために時間がかかることもあるでしょう。提出書類が揃わないと内定が確定しないこともあるため、時間がかかりそうな書類については事前の準備が必要です。
卒業証明書の入手に関する大切なこと
卒業証明書が必要になった際の対処方法について、具体的に手順をご説明していきましょう。
まず大学に問い合わせる
卒業証明書をすでに持っている人は、きっと少ないでしょう。卒業証書は卒業式に出席すればもらえるものですが、卒業証明書は申請しないともらえないものです。
転職時にもし提示を求められた場合は、まず卒業した大学の事務部に問い合わせください。一般的な入手方法は学校の窓口に行き申請するか、遠方の場合は郵送で申請ができるケースもあります。
しかし郵送だとやりとりに時間がかかるので、行ける距離なら直接学校の窓口に行くことをオススメします。
申請の際に必要なもの
卒業証明書を申請する際には、本人確認の身分証明書が必要になります。運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど写真つきのものを用意しておきましょう。
発行手数料は学校により違いますが、500円前後のところが多くなっています。学校の窓口ならその場で発行してもらえる場合や、後日郵送される場合も。
申請から発行まで1～2週間ほどかかることもあるので、問い合わせした際に確認しておきましょう。また遠方で本人が学校に行けない場合、家族が代理で申請できる可能性もあります。その際は代理申請者が記入する書類もありますので、あらかじめ確認しておきましょう。
学校がなくなっている場合の対処
中途採用の場合、卒業したのがかなり昔なので、学校がなくなっている場合もあります。もし統合されている場合は、引継ぎ先の学校に申請を出せば発行してもらえるでしょう。
統合先がわからない場合や廃校した場合には、学校の所在地がある教育委員会に問い合わせてみてください。自治体のウェブサイトで、連絡先を掲載していることもあります。
結婚して姓が変わった時
学生時代と転職時とでは、結婚して姓が変わっている場合があります。この場合は申請の際に必要な書類が若干異なりますので、学校の担当部署に問い合わせておきましょう。
万が一用意できない場合は、企業に相談して別の代用できる証明書がないか確認して手配してください。いずれ必要になることがわかっている場合は、使用しなくてもとりあえずは準備しておいたほうが安心かもしれません。
取得と提出するタイミングについて
転職時に卒業証明書が必要になるのは、あらゆるタイミングがあります。最も多いのは内定後に、他の書類と一緒に提出するケース。場合によっては選考過程で必要になることもありますので、その場合は募集要項に記載されていることが多いため、事前に準備しておくと安心です。
もし提出期限に間に合わない場合、企業側に事情を説明して入手できそうな予定日時を伝えておくこと。書類の準備は発行機関によっては、平日のみしか扱わないケースもありますので、転職活動の場合は面接対策に集中できるよう事前にできることはやっておきましょう。
学校で発行してくれる書類について
転職時は学歴を証明するために、卒業証明書が必要になる場合があります。企業側からは他にも健康診断書、源泉徴収票など細かい提出書類がありますので、指示に従い全て揃えなければいけません。
卒業証明書は学校で発行してもらうものなので、転職時に必要な書類で他にも学校に申請するべきものがないか確認しておきましょう。学校は卒業証明書以外にも、次の書類を申請すれば発行してくれます。
単位習得証明書
単位習得証明書は高校を中退した場合、もしくは退学した人が申請して入手する証明書です。取得した単位を証明するものなので予備校に通う場合など、免除できる科目が増えるケースもあるでしょう。
申請方法は通っていた高校の事務室に連絡して、窓口で申請します。転職時に必要になることはほとんどありませんが、就職する際にあると有利になる可能性も考えられます。
成績証明書
成績証明書は、就活で求められる可能性があります。この証明書は大学で履修した講義、取得単位の数など、科目ごとの成績が書かれたもの。
記載内容はどの大学もほぼ同じですが、書式は学校ごとに異なります。発行してもらうためには、卒業証明書と同じく事務室が対応しているので、問い合わせるようにしてみましょう。
成績証明書を企業が求める意図は、履歴書内容と違いがないか確認のため。また就活の学生なら、卒業できるかどうか見極めるために、成績証明書を求める企業もあります。
さらに成績は人物像を知るためにも参考になりますので、どのようなことに興味があるか、得意を知るためにも企業が求める傾向があります。
在籍期間証明書
大学に在籍した期間を証明するものが、在籍期間証明書です。年金の手続きなどでも必要になる場合があり、転職時に企業から提示するように言われる可能性もあります。
在籍を証明するものなので、在学生は取得できません。申請は学校のwebサイトから用紙をダウンロードして、記入して郵送できる場合もあります。発行手数料は300～500円ほどかかります。
まとめ
転職時は卒業証明書や国民年金や厚生年金、また資格保持者なら資格を証明する書類を求められることもあるかもしれません。書類の手続きは、会社が従業員を管理して把握するためにも大切なステップです。
提出しなければならない書類が全て揃わないと、管理能力の不足やスケジュール管理が足りないと思われるリスクもあるでしょう。気分よく新しい勤務地に行くためにも、書類の準備は早めに始めたいですね。
