文章力がない！自己PRがうまく書けないときの対策やアピールのコツ
文章力がないことは学生時代だけの悩みではなく、社会人になるとさらに文章力は、自分のキャリアや評価にも影響を与えるほど大切です。
しかし世の中には思った以上に、文章作成に苦手意識を持っている人が多い様子。メールや会議の資料、日報など、社会人も日常的に文章を書く機会がありますね。
とくに面接活動中は、自己PRが採否を左右する場合もあるので、今回は文章力がない人に向けて、上手にアピールするコツや対策をご解説していきましょう。
文章力がない人に共通すること
面接の自己PRは読み手のことを意識して、内容がきちんと正確に伝わるようにしなければなりません。まずは上手く書けない人に共通するポイントから見ていきましょう。
文章の組み立てが苦手
表現や言葉を選ぶのはとても上手だけど、全体に読みにくい文章がありませんか。それは書く順番が整っていないためで、構造を考えずにいきなり書き出してしまうことが文章力のない人の特徴です。
たとえば日記。誰かに読ませるものではないので、自分が思うように文章を書き綴り、全体的なまとまりがなく、箇条書きの連続のようになってしまうでしょう。
何をメインにして相手に伝えるか、全体的な文章の組み立てを考えることが読みやすくするコツになります。
無理に難しい言葉を使いたがる
文章力がないと自覚している人なら、まだ改善の余地はたくさんありますが、自己満足している場合は自分が損していることすら気づかない可能性があります。
こういう時は自分が書いた文章を、時間が経過してから読み直してみましょう。やたらと難しい言葉が気になる文章だと、読み手が人柄を誤解するリスクも。
語彙力がある人ほど、難しい慣用句や四字熟語を使いたがるので、やりすぎ感が出てしまうこともあるでしょう。知的に見せようと無理をすると、とても複雑な文章になる場合もあるので注意してくださいね。
読書が苦手
文章力がない人に共通するのは、普段から活字を読むのが苦手なことです。読書が嫌い、新聞が嫌いという人は、自然と文章や言葉から離れてしまうので、いざ自分が書くとなるとどこから始めればよいのかわかりません。
最近はあらゆるシーンに合わせてテンプレートが用意されたりもするので、悩まずにそれなりの文章が書けることも。しかしこれでは自分らしさがなく、自己PRでもインパクトが残せない場合があります。
読書が好きだと、あらゆる表現力を自然と身につけられるので、コラムなどの短い文章でもよいので読む習慣をつけると安心かもしれません。
文章が長すぎる
文章力がない人の共通点は、文章が長くなることです。長文でも内容が明確ならよいのですが、文章力がない場合は、余計な修飾語を使ったり回りくどい言い回しが多くなったりする傾向も。
同じ言葉を連続しているため、無駄に文章が長くなるということもあるでしょう。文章が長くなりやすいと、企画書や報告書を作成する際にも前置きが目立ってしまい、肝心な部分の内容が薄く見えてしまいます。
単語の意味を間違って解釈している
自己PRが上手く書けないことは、ビジネススキルにも影響すると判断されるリスクがあります。転職活動中は、あらゆる段階で違ったことが採点されていますので、自己PRを書く場合も目的意識を持つことが必要に。
よくあるのは、単語の意味を理解せず使ってしまうケースです。「私は自立した人間です」という言葉を「私は独立した人間です」というように、若干ニュアンスが違って伝わってしまうことがありますよね。
微妙な違いを理解するのは難しいですが、確信できない単語は使わないほうがよいかもしれません。
文章力がない人が避けられてしまう理由とは？
面接で自己PRの提出が必要とされない場合もありますが、文章力はビジネスマナーでもあり、履歴書の志望欄といった短い文章でも、採用担当者は細かく文章力をチェックしているでしょう。
企業によっては文章力がない人を避ける傾向もあるので、その理由についてご説明していきますね。
ミスをしやすいと思われる
文章力がないと、メールのやりとりが上手くいかないことが想定できます。たとえばクライアントとのやりとりで、毎日大量のメールを扱う場合、文章力がない人は仕事の遅れにもつながる可能性があるのです。
理解しにくい文章のため、相手が誤解することもありますし、伝達ミスで重大なトラブルを招くこともあるでしょう。
他人に与える印象を悪くする
「文章力のレベルはその人の印象にも影響する」といわれているように、文章力は他人に自己アピールする際に大切です。文章を書くという作業は、理解力や伝達力といったあらゆる能力のアピールになり、ビジネスレターのように特殊なケースもありますよね。
文章のスタイルや使用する言葉、敬語などが間違っていると、学習力が足りないと思われてしまうのは仕方ないでしょう。
相手のニーズを理解できない
文章力がないのは、相手が求めることをきちんと伝達できないのも原因のひとつです。たとえば自己PRなら、志望企業が求める人材に合わせて自分を表現することが大切。
仕事で文章を書くなら、何を伝えるための文章なのか、相手にわかりやすく書くことが求められます。文章力がないと相手のニーズを理解できない人だと思われ、仕事でもやりにくさを感じるでしょう。
今月の売り上げ報告書に、数字を一切使用しないで文章だけにするようなこと。自己PRも同じで、効果的に相手に印象づける文章力が必要なのです。
文章力を高めて自己PRを上手く書くコツ
自己PRの文章は、ビジネスレターや作文と違い、特殊な内容といえます。目的は自分の魅力をわかりやすく知ってもらい、働く熱意を伝えること。では文章がないと不安になっている人に向けて、上手くアピールできる書き方のポイントをご紹介しましょう。
他人の文章をまずは読んでみよう
文章力がない人の中には、普段文章にあまり触れない人も多いはず。イメージができないとアイデアも浮かんでこないため、まず他人の文章をじっくり読んで分析してみましょう。
ブログや新聞、小説など、読んでいいなと感じた部分や悪い部分を抜き出してください。その際に文章が誰に向けて書かれたか、目的や著書のメッセージ、読書に与えたい感情、言葉のレベルなどをチェック。気に入った文章は雰囲気を真似して、自分らしく活かしてみましょう。
長い文章を要約してみる
文章力がない時は、長い文章を圧縮する練習をしてみましょう。たとえば400文字の文章を半分の量にまとめ、伝えたい内容を変えず要約すること。
映画のストーリーを簡単に説明するように、膨大な情報量をまとめることは、文章を簡潔にして相手に理解してもらいやすくする練習になります。
逆に短い文章に自分の言葉を付け足して、全体のボリュームを増やすことも練習方法のひとつ。まずは自己PRを思うように書き上げて、そこから自分の言葉で書き直したり、不要なものを取り除いたりしてみましょう。
企業のニーズを含ませる
中途採用者には、どの企業も即戦力を期待しているはずです。自己PRはその人の経験値を知るためにも大切なので、企業がどのような人材を求めているか、ニーズに合わせた文章を意識しましょう。
たとえば営業職に応募する場合、「コツコツとデスクに向かって作業することが好きです」とアピールすると、適職には思えないですよね。
応募する仕事や企業の風土を考えて有利になるよう、自分の魅力を明確に文章にすること。面接官や企業の人事部は、自分のことを友人のようによく理解しているわけではありません。全く知らない人に、自分のことを情報化して伝えることが大切なのです。
まとめ
文章力がない人にとって、自己PRはとても苦戦するかもしれませんが、作成ツールなどもあるので、まずは土台部分から書き始めてみましょう。
仕上がった文章は、家族や友人にも見せてチェックしてもらうことをオススメします。
